XPIW - Xplus Purchase Invoice Workflow

Elektroniczny obieg dokumentów dla systemów Microsoft Dynamics AX 2009 i 2012

Nowoczesne technologie informatyczne pozwalają na coraz sprawniejsze gromadzenie i przetwarzanie danych, a w konsekwencji dostarczają informacje analityczne i syntetyczne. Umożliwiają podejmowanie racjonalnych decyzji oraz zapewniają pełną elastyczność działania. Aby sprostać wyzwaniom współczesnego rynku, konieczne jest jeszcze zagwarantowanie odpowiednio krótkich czasów reakcji oraz usystematyzowanie obiegu informacji - do tego służy workflow, czyli obieg dokumentów. Aby zapewnić kompleksową obsługę, stworzyliśmy rozwiązanie XPIW zwany też książką podawczą (obieg faktury sprzężony z księgowością).


Zadbaliśmy o intuicyjność i prostotę obsługi. Rejestracja dokumentu przychodzącego polega na wprowadzeniu do systemu nowego wpisu i dołączeniu dokumentu w wersji elektronicznej. Wpis związany jest z określeniem zdefiniowanych uprzednio kryteriów, kategorii.


Swój rynkowy sukces Microsoft Dynamics AX 2012 zawdzięcza licznym możliwościom dostosowania aplikacji do indywidualnych potrzeb użytkowników. System pozwala na definiowanie nieograniczonej liczby kategorii dokumentów.


Obieg dokumentów - kategorie

 

kategorie_dokumentow_AX

 

Przykładowe kategorie dokumentów w systemie Dynamics AX


Kluczowe znaczenie w działalności każdej organizacji ma usystematyzowanie obiegu informacji oraz wymuszenie odpowiedniego czasu reakcji.


W systemie przewidziane jest definiowanie dowolnych ścieżek obiegu dokumentów:

 

• W zależności od kategorii dokumentu można zastosować nieograniczoną ilość zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów
• Istnieje możliwość rejestracji czasu, w jakim wyznaczona osoba dokonywała operacji związanych z dokumentem (zatwierdzenie, adnotacje itd.).


Obieg dokumentów - faktury

 

statusy_faktur

 

Ekran główny statusów faktur


Zagwarantowanie odpowiedniego czasu reakcji jest zadaniem niezwykle odpowiedzialnym i trudnym. Aby je wesprzeć, system został wyposażony w narzędzie służące powiadamianiu o terminach. Umożliwia ono definiowanie alertów, powiadomień związanych z dokumentami.


Dzięki dogodnej formie ustawienia alertów użytkownicy otrzymują dowolne, powiązane z dokumentami powiadomienia dotyczące:

 

• wpłynięcia nowego dokumentu do systemu
• upłynięcia czasu na zatwierdzenie dokumentu
• przeterminowania ważności dokumentu
• oraz inne, wynikające ze specyfiki firmy

Integracja z programem Microsoft Outlook zapewnia dostęp do wszystkich alertów z poziomu jednej aplikacji.

 

Korzyści dla użytkownika XPIW

W stosunku do standardu systemu Microsoft Dynamics AX 2012, korzystając z naszego autorskiego rozwiązania XPIW, można:

 

1. Księgować zakup jednocześnie przez arkusz i zamówienie zakupu.
2. Mieć zaawansowany workflow zatwierdzania, który pozwoli:
      • definiować grupy zatwierdzania, użytkowników zatwierdzania, osób z hierarchii projektów, ról,
      • odrzucać do poprzedniego kroku (standardowy workflow umożliwia jedynie odrzucenie do osoby rozpoczynającej workflow),
      • definiować kroki warunkowe (np. wykonywane tylko w przypadku przekroczenia umowy),
      • definiować osobne ścieżki zatwierdzania obsługiwane na wspólnej formatce XPIW (nie ma ograniczeń co do liczby ścieżek i kroków),
      • przechodzić błyskawicznie między krokami zatwierdzania (standardowy workflow działa poprzez przetwarzania wsadowe, co spowalnia obsługę procesowania).
3. Zatwierdzać wiele linii dekretujących fakturę jednocześnie przez kierowników projektów, kierowników budów, a także pracowników przypisanych do wymiarów.
4. Dodawać opłaty dodatkowe przez dopisanie ich do potwierdzeń zakupu.
5. Zyskać zaawansowane widoki dla użytkowników, które pokażą im faktury znajdujące się na kroku, na którym powinni wykonać czynność zatwierdzania lub edycji.
6. Wiele ciekawych dodatkowych funkcji, np.
      • stornowanie rejestru faktur
      • podgląd dekretu zamówienia zakupu przed księgowaniem
      • szybkiego wypełniania wymiarów na wszystkich liniach faktury
      • przypisanie do umowy z podwykonawcą i zbiorczą walidację wartości faktur versus umowa
7. Księgować m.in.
      • faktury zaliczkowe i rozliczające,
      • faktury proforma (wskutek zatwierdzania i księgowania księguje się płatność proformy, którą potem można połączyć z fakturą rozliczającą),
      • delegację poprzez przeksięgowanie rozrachunku na pracownika,
      • obrót wewnętrzny (jednoczesne księgowanie zamówienia sprzedaży i zakupu),
      • kaucje gwarancyjne (z umowy lub dodane ręcznie).
8. Używać tylko jednego formularza do:
      • zatwierdzania faktury,
      • oglądania faktury (przypiętego skanu)
      • księgowania faktury,
      • weryfikacji dekretu,
      • przypisywania kaucji, umowy , opłat dodatkowych,
      • drukowania raportu historii zatwierdzania.

 

 

Skontaktuj się z nami Wróć do listy rozwiązań
  • footer_logo
  •   Puławska 435 A 02-801 Warszawa
  •   +48 22 295 02 50
  •   +48 22 295 02 99
  • biuro@xplus.pl

Najnowsze tweety

  

Używamy plików cookies na tej stronie.

Aby dowiedzieć się więcej o plikach cookies w naszej witrynie, zobacz naszą politykę prywatności.