Microsoft Dynamics 2009 AX - elektroniczny obieg dokumentów

Nowoczesne technologie informatyczne pozwalają na coraz sprawniejsze gromadzenie i przetwarzanie danych, a w konsekwencji dostarczają informacje analityczne i syntetyczne. Umożliwiają podejmowanie racjonalnych decyzji oraz zapewniają pełną elastyczność działania. Aby sprostać wyzwaniom współczesnego rynku, konieczne jest jeszcze zagwarantowanie odpowiednio krótkich czasów reakcji oraz usystematyzowanie obiegu informacji. Temu zadaniu podporządkowany jest Workflow (obieg dokumentów).

Aby zapewnić kompleksową obsługę, system składa się z:

• biblioteki dokumentów (repozytorium),
• obiegu dokumentów (Workflow),
• książki podawczej (obieg faktury zakupowej sprzężony z księgowością).

Pierwszym zadaniem systemu jest gromadzenie i katalogowanie wszelkiego rodzaju dokumentacji, (zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej). Realizuje to centralne repozytorium dokumentacji będące wydzieloną częścią systemu Microsoft Dynamics AX 2009.

Twórcy zadbali o intuicyjność i prostotę obsługi. Rejestracja dokumentu przychodzącego polega na wprowadzeniu do systemu nowego wpisu i dołączeniu dokumentu w wersji elektronicznej. Wpis związany jest z określeniem zdefiniowanych uprzednio kryteriów, kategorii.

Repozytorium dokumentów umożliwia:

• łatwy i spójny sposób obsługi obiegu dokumentów w całej organizacji,
• wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów poprzez filtrowanie,
• dołączanie dokumentów w postaci elektronicznej,
• przypisywanie dokumentów do grupy użytkowników,
• określanie wymaganego czasu reakcji na dokument,
• graficzna prezentacja powiązań dokumentów ze wskazaniem dokumentu nadrzędnego,
• przekazywanie dokumentu do kolejnej osoby z prezentacją historii przekazań, w tym również określenie statusu dokumentu (Przeczytane, Nieprzeczytane),
• dostęp do repozytorium dokumentów możliwy z poziomu innych modułów systemu Dynamics AX związanych bezpośrednio z kategoriami repozytorium,
• automatyczne generowanie wpisów w repozytorium i dopisywanie do nich właściwych nazw kategorii w przypadku dokumentów wystawianych w systemie,
• konfiguracja domyślnych danych wpisów w repozytorium oraz wprowadzanie kategorii dokumentów,
• nadawanie zróżnicowanych praw dostępu dla poszczególnych użytkowników systemu.

Repozytorium stanowi integralną część systemu Microsoft Dynamics AX 2009. Jego lokalizację w menu przedstawia poniższy ekran.

Wyodrębnienie repozytorium dokumentów z całości systemu Dynamics AX

Swój rynkowy sukces Microsoft Dynamics AX 2009 zawdzięcza licznym możliwościom dostosowania aplikacji do indywidualnych potrzeb użytkowników. System pozwala na definiowanie nieograniczonej liczby kategorii dokumentów.

Przykładowe kategorie dokumentów w systemie Dynamics AX

Kluczowe znaczenie w działalności każdej organizacji ma usystematyzowanie obiegu informacji oraz wymuszenie odpowiedniego czasu reakcji.

W systemie przewidziane jest definiowanie dowolnych ścieżek obiegu dokumentów:

• W zależności od kategorii dokumentu można zastosować nieograniczoną ilość zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów.
• Istnieje możliwość rejestracji czasu, w jakim wyznaczona osoba dokonywała operacji związanych z dokumentem (zatwierdzenie, adnotacje itd.).

Obrazuje to poniższy ekran - na przykładzie dokumentu faktury obsługiwanej poprzez wykorzystanie funkcjonalności Książka podawcza.

Przykładowy obieg faktury

Zagwarantowanie odpowiedniego czasu reakcji jest zadaniem niezwykle odpowiedzialnym i trudnym. Aby je wesprzeć, system został wyposażony w narzędzie służące powiadamianiu o terminach. Umożliwia ono definiowanie alertów, powiadomień związanych z dokumentami.

Dzięki dogodnej formie ustawienia alertów użytkownicy otrzymują dowolne, powiązane z dokumentami powiadomienia dotyczące:

• wpłynięcia nowego dokumentu do systemu,
• upłynięcia czasu na zatwierdzenie dokumentu,
• przeterminowania ważności dokumentu,
• oraz inne, wynikające ze specyfiki firmy.

Integracja z programem Microsoft Outlook zapewnia dostęp do wszystkich alertów z poziomu jednej aplikacji.